Was GoBD-konform wirklich bedeutet, und was nicht
GoBD. Drei Buchstaben, die in Kanzleien und Steuerberaterbüros regelmäßig fallen, ohne dass jemand genau erklären kann, was dahintersteckt. Das führt zu zwei Problemen: Manche glauben, sie seien konform, obwohl sie es nicht sind. Andere glauben, der Aufwand sei riesig, obwohl er überschaubar ist.
Was die GoBD eigentlich sind
Die GoBD, ausgeschrieben: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Sie regeln, wie steuerlich relevante Dokumente digital erfasst, gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Zuletzt aktualisiert im Juli 2025.
Sie gelten für alle: Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige, Kanzleien.
Was GoBD-konform bedeutet
Im Kern geht es um drei Anforderungen.
Unveränderbarkeit: Ein Dokument darf nach der Erfassung nicht mehr verändert werden. Wer ein PDF in Word öffnet, bearbeitet und neu speichert, verletzt diese Anforderung.
Nachvollziehbarkeit: Es muss erkennbar sein, wer wann was mit einem Dokument gemacht hat. Datum, Bearbeiter, Vorgang.
Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Vorgänge müssen lückenlos erfasst und aufbewahrt sein. Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen.
Was GoBD-konform nicht bedeutet
GoBD-konform bedeutet nicht, dass ein bestimmtes System oder eine bestimmte Software zertifiziert sein muss. Es gibt keine offizielle GoBD-Zertifizierung. Wer das Gegenteil behauptet, wirbt mit einem Begriff, den es so nicht gibt.
GoBD-konform bedeutet auch nicht, dass Papier verboten ist. Papierdokumente dürfen weiterhin genutzt werden. Wer sie digitalisiert und das Original vernichtet, muss allerdings sicherstellen, dass der Scanprozess dokumentiert ist und das digitale Abbild vollständig und unverändert ist.
Was das für den digitalen Stempel bedeutet
Ein digitaler Stempel, der direkt in das PDF eingebettet wird, unveränderlich, datiert und mit Bearbeiterkürzel versehen, erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Das Datum wird automatisch gesetzt, der Bearbeiter ist dokumentiert, das Dokument kann danach nicht mehr verändert werden.
Was zusätzlich nötig ist: eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente in der Kanzlei erfasst, bearbeitet und archiviert werden. Das ist kein technisches Problem, sondern ein organisatorisches. Und es ist einmalig zu erledigen.